Утверждено

председателем Саяногорского

городского суда

Т.М. Ходорович

приказ № 14-о/д от

«26» февраля 2018 г.

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ

САЯНОГОРСКОГО ГОРОДСКОГО СУДА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным законом от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегией Росархива от 06.02.2002г., Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерацииот25 августа 2010г. № 558, Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента от 28.12.2005г. №157.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Архив Саяногорского городского суда Республики Хакасия (далее - суда) создан в целях своевременного приема архивных документов, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в государственный архив г. Саяногорска.

1.2 Архив входит в состав отдела обеспечения судопроизводства суда.

1.3. Работник, ответственный за ведение архива назначается приказом председателя суда и подчиняется непосредственно председателю суда либо лицу, его замещающего, начальнику отдела.

1.4. Работник архива руководствуется в своей деятельности:

- Конституцией Российской Федерации;

- основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской

Федерации и архивах;

- законами Российской Федерации, Республики Хакасия;

- указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;

- постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;

- решениями Государственной архивной службы России;

- приказами, распоряжениями, инструкциями Судебного департамента при

Верховном Суде Российской Федерации, Управления Судебного департамента в

Республике Хакасия;

- Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей

юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной

приказом Судебного департамента от 28.12.2005 г. № 157;

- Приказом Судебного департамента от 01.06.2007 г. № 70 «Об утверждении перечня

документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»;

- действующим законодательством Российской Федерации;

- нормативно- правовыми актами и методическими материалами по организации

архивного дела и делопроизводства;

- организационно-распорядительными документами суда;

- настоящим Положением.

1.5. Архив осуществляет свою деятельность непосредственно и во взаимодействии с работниками отдела обеспечения судебного делопроизводства, судей и работников аппарата суда, а также, в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

1.6. Архив должен быть обеспечен необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.7. Работники архива действуют на основании настоящего Положения, условий служебных контрактов и должностных регламентов.

2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ АРХИВА

Архив Саяногорского городского суда является хранилищем судебных документов.

До передачи на постоянное государственное хранение эти документы временно хранятся в архиве суда.

1. Основными задачами архива суда являются :

2.1. Планирование, организация и контроль деятельности суда в области архивного дела.

2.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.

2.3. Обеспечение использования документов, хранящихся в архиве (информирование председателя суда либо лица его замещающего, начальника отдела о составе и содержании документов архива, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, организаций, учет использования документов, хранящихся в архиве).

2.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

2.5. Инструктаж служащих аппарата суда о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

2.6. Контроль над своевременным поступлением в архив законченных делопроизводством документов.

2.7. Составление и представление годовых описей дел постоянного хранения, временного хранения, по личному составу на рассмотрение экспертных комиссий организации и соответствующего государственного архива.

2.8. Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки, хранения которых истекли.

2.9. Контроль над состоянием дел, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.10. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

2.11. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами деятельности суда.

2.12. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному начальником отдела, согласованному со служащими аппарата суда, передающих документы в архив, и утвержденному председателем суда, либо лицом его замещающим.

2. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

2.2.1. Принимает (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит судебные документы.

2.2.2. Разрабатывает и согласовывает с государственным архивом РХ графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) государственного архива и передачи документов на постоянное хранение.

2.2.3. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов.

2.2.4. Создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива.

2.2.5. Организует информационное обслуживание судей и работников аппарата суда, осуществляет использование документов по запросам органов и частных лиц, ведет учет и анализ использования.

2.2.6. Проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение.

2.2.7. Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел.

2.2.8. Организует работу по составлению номенклатуры дел суда.

2.2.9. Оказывает методическую и практическую помощь в работе с документами.

2.2.10. Составляет и представляет (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) суда и ЭПК государственного архива РХ.

2.2.11.Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

2.2.12. Организует использование документов (информирует о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, исполняет запросы).

2.2.13. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

2.2.14. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК.

2.2.15. Оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел суда, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив.

2.2.16. Ежегодно представляет в государственный архив РХ сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА

3.1. Председатель суда приказом назначает ответственного за ведение архива;

3.2. Прием и передача дел при смене ответственного лица за работу в архиве оформляется актом и утверждается председателем суда.

3.3. Начальник отдела:

- руководит всей деятельностью архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на архив задач и функций;

- осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля);

- распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения председателю суда об изменении должностной инструкции подчиненного ему работника;

- вносит председателю суда предложения по совершенствованию работы архива, оптимизации его структуры и штатной численности;

- участвует в перспективном и текущем планировании деятельности архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на архив задач и функций;

- участвует в подборе и расстановке кадров архива, вносит председателю суда предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работника архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

- совершенствует систему трудовой мотивации;

- осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности архива в целом.

3.4. Администратор суда:

- принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки;

- принимает меры к оборудованию архивных помещений, организует правильное применение и контролирует соблюдение положений Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденную приказом Судебного департамента от 28.12.2005 г. № 157;

- контролирует соблюдение требований приказа Судебного департамента от 01.06.2007 г. № 70 «Об утверждении перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» при составлении номенклатуры дел, а также при отборе на хранение и уничтожение документов;

- организует прохождение работником архива не реже одного раза в год инструктажа по вопросам противопожарной безопасности, ознакомление с правилами пользования противопожарным инвентарем.

4. УСЛОВИЯ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ, ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ В СООТВЕТСТВИИ С ПОЛОЖЕНИЯМИ ЗАКОНА РФ «О ГОСУДАРСТВЕННОЙ ТАЙНЕ»

4.1 Дела, хранение которых осуществляется в соответствии с Законом РФ «О государственной тайне» должны:

- храниться в отдельных архивных папках в хронологическом порядке, во избежание их утери и злоупотребления сведениями, находящимися в материалах дел;

- после вскрытия архивной папки, изъятия дела и его возврата архивная папка должна быть опечатана;

- копии документов дел могут быть выданы только на основании заявления, на основании резолюции председателя суда либо лица, его замещающего;

4.2 Лицо, ответственное за ведение архивного дела в суде, при работе с делами, подлежащих хранению в соответствии с положениями Закона РФ «О государственной тайне», обязано:

- строго хранить в тайне секретные сведения, ставшие им известными по служебной деятельности; пресекать действия лиц, которые могут привести к их разглашению;

- возвращать изъятое для работы дело в тот же день.

5. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА АРХИВА

5.1. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность работника, ответственного за ведение архива регламентируются должностной инструкцией, утвержденной председателем суда.

Служащий, ответственный за ведение архива в процессе своей деятельности имеют право:

- получать поступающие в суд документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

- осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности суда по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать председателю суда, либо лицу его замещающего, начальнику отдела;

- вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы архива;

- участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции архива;

- контролировать правила работы с документами в суде - источниках комплектования архива.

5.2. Работник, ответственный за ведении архива несет персональную ответственность за:

- выполнение возложенных на архив функций и задач;

- организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений председателя суда, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

- рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и иных ресурсов;

- состояние трудовой и исполнительской дисциплины, за выполнение своих функциональных обязанностей;

- соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

- ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

- предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива;

- готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- необоснованный отказ в приеме на хранение документов;

- нарушение правил использования документов и доступа к документам, установленных законодательством РФ.

5.3. Прием каждого принимаемого дела производится работником, ответственным за ведение архива.

5.4. В период подготовки дел служащими аппарата суда к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

5.5. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины служащий аппарата суда, ответственный за ведение архива несет ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ

6.1 Архив в своей деятельности взаимодействует с другими государственными гражданскими служащими суда, судьями, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.